20代前半 女性
一緒に解決策を考えてほしい

メール作成時について

110 5 personまろん edit2022.11.24

仕事上で社内の方(上司や同僚等)宛にメールや社内チャットを送る際、
必要以上に文章を考えてしまいます。
お客様へ送る場合はテンプレート化されているので問題ないのですが、社内の方へ
送る内容はテンプレート化できないような内容ばかりのため気にしてしまいます。

敬語表現等もそうなのですが、それ以上に下記のような部分を考えて、
何度も読み直し、書き直して…を繰り返してしまいます。
・この言い回しだと勘違いされないか?
・鼻につく言い方になっていないか?
・嫌味に受け取られないか?
・同じ言葉を繰り返し使いすぎていないか?
・一文が長くなりすぎていないか?
・読点/句読点が多すぎないか?
・読点/句読点の位置は読みやすい位置になっているか?

確かに、すべてに気を配れば凄く印象の良い文章になるし、
何度も文章を繰り返し読めば、誤字脱字にも気づくことができる。
良い面の方が多いかと思い、今はそうしていますが、
多くの時間を費やしていることも事実です。

何か、妙案があればお教えいただきたく存じます。
宜しくお願い致します。
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コメント一覧

  • メンバー 50代 女性
    refresh1週間前
    そうですか・・・上司のかたが、いろいろ指導されるのですね。
    ちょっと大変ですね(汗)。

    その上司のかた(だけ)には細心の注意をして文を作成し、
    他のかたには上記のようなテクニックで乗り切られれば、
    上司のかたから指摘を受けずに、かつ、時短にできるかな、と思います。
    • メンバー 50代 女性
      refresh1週間前
      まろんさんは、とても読みやすくて、分かりやすいです。
    • 20代前半 女性
      そうなんです…(笑)
      確かに、その上司からのメール文は物凄く読みやすいので
      尊敬するし、自分も吸収していきたいなぁと思っています。

      記載いただいた方法がベストかもしれませんね(笑)
      その人その人に合った話し方、メール文の構成、意識して
      印象の良い文章を作れるように頑張ります!!

      わぁ、、読みやすいとのこと、凄く嬉しいです!!!!
      ありがとうございます(^▽^)/♪
  • メンバー 50代 女性
    refresh2週間前
    まろんさん

    以前も回答させていただいたNorahと申します。

    回答しやすそうなご質問でしたので、連続での回答になりますが、失礼します。

    丁寧に書きたい、でも時間が掛かるという気持ち、とても分かります。

    話すときはいかがでしょうか。
    話すときは大丈夫で、文章を書くときだけ時間がかかるようでしたら、
    下記のことを考えてみていただけると、少し楽になるのではないかと思います。
    (私も苦戦した結果、やっていることです。他にも方法がいろいろあると思いますが、開拓できていません。)

    ・随所にクッション言葉を撒くことで、
    時短になるかと思います。
    クッション言葉ってご存知でしょうか。検索していただくと、「恐れ入りますが」、とかいろいろ出てきます。

    ちょっと失礼な表現とか鼻につきそうな表現でも、クッション言葉を適宜入れて、
    悪く言うと誤魔化す感じです。
    誤魔化すのですが、時間とのバランスなので、仕方ないですよね。

    適宜入れておけばいいので、そんなに手間と時間がかかりません。すぐに慣れます。


    ・文意の勘違いだけは困りますから、注意したほうが良いですね。
    (とはいえ、現実は、ほとんどの人が、かなり解読不明な文章を書いてきますが)

    ・結論から書くと、誤解されることが少なくなります。
    結論から書くのは、キツい言い方そうに見えますが、クッション言葉を入れれば良いし、どうしても気になるようでしたら、
    結論以外の段落を丁寧めに書きます。

    時間のない人は結論だけ読めばいいので、重宝がられます。


    ・その他は、ありきたりですが、気にしなくて良いかと思います。
    句読点とかは、誤解される場合を除いては、大丈夫なのではないでしょうか。
    そのうち、丁寧に校正していない文章を送っても、相手が慣れてきます。



    もし、話すときもいろいろ考えて、困るという場合は、相手がたとの関係が、かなり緊張を強いられる関係とも考えられますので、
    上記のテクニックとは違ったアプローチになるかと思います。

    何かピンとくるものがありましたら、
    幸いです。
    • 20代前半 女性
      こんにちは、詳しく助言いただきありがとうございます!

      話すときでも多少は気になりますが、メールやチャットの際は凄く気にしてしまいます。。
      特に、上司が丁寧な言葉遣いは勿論、一文の長さや改行位置まで指導くださるような方なので
      これでいいかな、これでいいかな、と何度も確認を重ねてしまいます…(笑)

      確かにクッション言葉は便利ですよね!
      多用しすぎるのは失礼かもしれませんが、キツイ言い方になってしまう部分には
      使用して柔らかい印象になるように心がけます。
      私は文章が長くなってしまうことも悪い癖なので、結論から書くことも
      意識して、読み手が分かりやすい文章にできるように頑張ります!!

      また長く書いてしまった…(笑)
      改めましてアドバイスありがとうございました!

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